Internkontroll

Den interna kontrollen syftar till att säkerställa korrekt och tillförlitlig finansiell rapportering och redovisning i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar, redovisningsstandarder samt övriga krav på noterade bolag.

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön är de värderingar och den etik som styrelsen, revisionsutskottet, Vd och koncernledning kommunicerar och verkar. Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument. Som exempel kan nämnas arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören samt instruktioner för attesträtt och redovisnings- och rapporteringsinstruktioner. Viktiga interna styrinstrument är Fagerhults uppförandekod och värderingar. Uppförandekoden omfattar principer för hur verksamheten ska bedrivas. Värderingarna utgör ett långsiktigt åtagande och en gemensam bas kopplat till affärsidé och strategier som vägleder medarbetarna i den dagliga verksamheten. Fagerhult kännetecknas av en decentraliserad organisation som drivs utifrån ett målstyrt ledarskap med belöning efter prestation.

Finansiell rapportering till styrelsen

Den verkställande direktören ansvarar för att styrelsen erhåller den rapportering som krävs för att styrelsen löpande ska kunna bedöma bolagets och koncernens ekonomiska ställning. Fagerhults styrelse erhåller månatliga ekonomiska rapporter och vid varje styrelsemöte behandlas koncernens ekonomiska situation.

Riskbedömning

Vad gäller den finansiella riskbedömningen bedöms riskerna främst ligga i att materiella fel kan uppkomma i redovisningen av bolagets finansiella ställning och resultat. För att minimera dessa risker har styrande dokument etablerats avseende redovisning, rutiner för bokslut samt uppföljning av rapporterade bokslut. Fagerhults styrelse bedömer löpande rapporteringen ur ett riskperspektiv. Som stöd för denna bedömning görs bland annat jämförelser av resultat- och balansräkningsposter med tidigare rapportering samt med budget och prognoser. De risker som identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras genom koncernens kontrollstruktur.

Utöver att bedöma risker av den finansiella rapporteringen arbetar styrelsen och ledningen med att löpande identifiera och hantera väsentliga risker som påverkar Fagerhults verksamhet ur ett operativt och finansiellt perspektiv. Läs mer om risker i Årsredovisningen, sidan 84.

Kontrollaktiviteter och uppföljning

Kontrollaktiviteter involverar alla nivåer i organisationen och handlar om vilka kontroller som valts för att hantera koncernens risker. I syfte att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen finns instruktioner och riktlinjer som har delgivits berörd personal. Aktiviteterna begränsar också de risker som identifierats. Koncernens centrala controllerfunktion analyserar och följer upp budgetavvikelser, upprättar prognoser, följer upp väsentliga variationer mellan perioder och rapporterar dessa vidare inom organisationen vilket minimerar riskerna för fel i rapporteringen. Kontroll-aktiviteter innefattar även uppföljning och jämförelser av resultatutveckling eller enskilda väsentliga poster, kontoavstämningar och balansspecifikationer samt godkännande av alla fullmakts- och attestinstruktioner samt redovisnings- och värderingsprinciper.

Uppföljning av effektiviteten och efterlevnaden sker dels genom programmerade kontroller och dels genom personella rutiner. -Koncernen har ett gemensamt rapporteringssystem i vilket all rapportering sker. Regelbundna besök från koncernledningen görs hos dotter-bolagen vid vilka ekonomisk uppföljning sker, samtidigt som controllerverksamheten utvecklas.

Information och kommunikation

Fagerhult ger löpande marknaden information om koncernens utveckling och finansiella ställning. Kvalitén i den externa finansiella rapporteringen säkerställs genom olika aktiviteter och rutiner. Vd ansvarar för att all information som förekommer, till exempel pressmeddelanden med finansiellt innehåll och presentationsmaterial för olika möten med media, ägare och investerare, är korrekt och av god kvalitet. För extern kommunikation finns en informationspolicy som anger riktlinjerna för hur denna kommunikation skall se. Syftet med policyn är att säkerställa att Fagerhults informationsskyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt. De väsentligaste styrande dokumenten i form av policys och instruktioner hålls löpande uppdaterade och kommuniceras via relevanta kanaler, främst elektroniskt.

Intern information och kommunikation handlar om att skapa medvetande hos koncernens medarbetare om externa och interna styrinstrument, inklusive befogenheter och ansvar. Fagerhults whistleblower policy innebär att varje medarbetare har möjlighet att utan några efterverkningar rapportera om misstanke om lag- eller regelbrott.

Behov av särskild granskningsfunktion

Styrelsen och företagsledningen har beslutat att inte inrätta en särskild granskningsfunktion i form av internrevision inom Fagerhultkoncernen. Koncernekonomistaben bevakar löpande efterlevnaden av företagets styrmodell, rapporteringsprinciper och policys. Ekonomi-staben genomför dessutom löpande analyser av bolagens rapportering och ekonomiska utfall i syfte att säkerställa utvecklingen. Diskussioner med företagets externa revisorer om revisionens inriktning samt revisionsbyråns omfattande organisation bedöms tillsammans med de kontroller som utförs av koncernens ledning och befintliga kontrollfunktioner i de olika affärsområdena utgöra en godtagbar nivå. Detta innebär att någon särskild internrevision ej anses behövas.

Aktiviteter under 2015

Under året har fokus legat på att integrera de nyligen förvärvade bolagen Lighting Innovations, I-Valo och Arlight i koncernens internkontroll samt på lagervärdering och lagerstyrning kopplat till teknikskiftet mot LED.

Under året har koncernens policy avseende intern kontroll för koncernens bolag uppdaterats. Baserat på ramverket COSO har en miniminivå för internkontroll definierats, i form av riktlinjer för de kontroller som ska vara implementerade på samtliga koncernbolag, Fagerhult Minimum Control Requirements. Uppföljning av internkontroll mot dessa riktlinjer kommer att vara en integrerad del av styrningen av koncernbolagen.