Internkontroll

Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen

Den interna kontrollen syftar till att säkerställa korrekt och tillförlitlig finansiell rapportering och redovisning i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar, redovisningsstandarder samt övriga krav på noterade bolag.

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön är de värderingar och den etik som styrelsen, revisionskommittén, VD och koncernledning kommunicerar och verkar i.

Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön med organisation, vägar för beslutsfattande, befogenheter och ansvar som dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument.

Som exempel kan nämnas arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören samt instruktioner för attesträtt och redovisnings- och rapporteringsinstruktioner. Viktiga interna styrinstrument är Fagerhult Groups uppförandekod och kärnvärderingar. Uppförandekoden omfattar principer för hur verksamheten ska bedrivas och förstärks vartannat år, senast under 2023, då 1 761 chefer och nyckelpersoner i koncernen genomgick en online-utbildning och testprocess. Detta kommer att fortsätta vara återkommande vartannat år och kommer att genomföras på nytt 2025. Värderingarna utgör ett långsiktigt åtagande och en gemensam bas kopplat till affärsidé och strategier som vägleder medarbetarna i den dagliga verksamheten.

Fagerhult Group kännetecknas av en decentraliserad organisation som drivs utifrån ett målstyrt ledarskap med belöning efter prestation.

Finansiell rapportering till styrelsen

Den verkställande direktören ansvarar för att styrelsen erhåller den rapportering som krävs för att styrelsen löpande ska kunna bedöma bolagets och koncernens ekonomiska ställning. Fagerhult Groups styrelse erhåller månatliga ekonomiska rapporter och vid varje styrelsemöte behandlas koncernens ekonomiska situation.

Riskbedömning

Vad gäller den finansiella riskbedömningen bedöms riskerna främst ligga i att materiella fel kan uppkomma i redovisningen av bolagets finansiella ställning och resultat. För att minimera dessa risker har styrande dokument etablerats avseende redovisning, rutiner för bokslut samt uppföljning av rapporterade bokslut. Fagerhult Groups styrelse bedömer löpande rapporteringen ur ett riskperspektiv. Som stöd för denna bedömning görs bland annat jämförelser av resultat- och balansräkningsposter med tidigare rapportering samt med budget och prognoser.

De risker som identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras genom koncernens kontrollstruktur. Utöver att bedöma risker av den finansiella rapporteringen arbetar styrelsen och ledningen med att löpande identifiera och hantera väsentliga risker som påverkar Fagerhult Groups verksamhet ur ett operativt och finansiellt perspektiv. Under 2023 genomförde bolaget bakom respektive varumärke sina egna interna riskbedömningar och detta kommer att göras igen under 2024. 

Kontrollaktiviteter och uppföljning

Kontrollaktiviteter involverar alla nivåer i organisationen och handlar om vilka kontroller som valts för att hantera koncernens risker.

I syfte att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen finns instruktioner och riktlinjer som har delgivits berörd personal. Aktiviteterna begränsar också de risker som identifierats. Koncernens centrala controllerfunktion analyserar och följer upp budgetavvikelser, upprättar prognoser, följer upp väsentliga variationer mellan perioder och rapporterar dessa vidare inom organisationen vilket minimerar riskerna för fel i rapporteringen. Kontrollaktiviteter innefattar även uppföljning och jämförelser av resultatutveckling eller enskilda väsentliga poster, kontoavstämningar och balansspecifikationer samt godkännande av alla fullmakts- och attestinstruktioner samt redovisnings- och värderingsprinciper.

Uppföljning av effektiviteten och efterlevnaden sker dels genom programmerade kontroller och dels genom personella rutiner. Koncernen har ett gemensamt rapporteringssystem i vilket all rapportering sker. Regelbundna besök från koncernledningen görs hos dotterföretagen vid vilka ekonomisk uppföljning sker, samtidigt som controllerverksamheten utvecklas.

Information och kommunikation

Fagerhult Group ger löpande marknaden information om koncernens utveckling och finansiella ställning. Kvalitén i den externa finansiella rapporteringen säkerställs genom olika aktiviteter och rutiner.  VD ansvarar för att all information som förekommer, till exempel kapitalmarknadsdagar, kvartalspresentationer av det finansiella resultatet, pressmeddelanden med finansiellt innehåll och presentationsmaterial för olika möten med media, ägare och investerar­e, är korrekt och av god kvalitet.

Syftet med policyn är att säkerställa att Fagerhult Groups informationsskyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt. De väsentligaste styrande dokumenten i form av policys och instruktioner hålls löpande uppdaterade och kommuniceras via relevanta kanaler, främst elektroniskt.  Intern information och kommunikation handlar om att skapa medvetande hos koncernens medarbetare om externa och interna styrinstrument, inklusive befogenheter och ansvar.

Under 2021 skickade koncernens finans- och ekonomidirektör återigen ut en uppdatering av koncernens riktlinjer för intern finansiell kontroll samt även koncernens finanspolicy till berörd personal. En självskattning för varje större dotterföretag genomfördes därefter och under 2022 lämnades de vidare till KPMG för att ingå i revisionen av tredje kvartalet och bokslutsrevisionen. Den här processen har upprepats under 2023, och under 2024 kommer finans- och ekonomidirektören att lägga fram en uppdatering av koncernens riktlinjer för finansiell intern kontroll för att få in en större tyngdvikt på IT- och cybersäkerhet.

Fagerhult Groups visselblåsarpolicy innebär att varje medarbetare har rätt att utan några efterverkningar rapportera om misstanke om lag- eller regelbrott.

Utvärdering av behov av särskild granskningsfunktion

Styrelsen och företagsledningen har beslutat att inte inrätta en särskild granskningsfunktion i form av internrevision inom Fagerhult Group. Koncernekonomistaben samt Legal och HR-avdelningarna bevakar löpande efterlevnaden av företagets styrmodell, rapporteringsprinciper och policys. Ekonomistaben genomför dessutom löpande analyser av bolagens rapportering och ekonomiska utfall i syfte att säkerställa utvecklingen.

Under de fyra senaste åren har koncernens ekonomiavdelning upprättat ett forum med fokus på att hantera frågor som rör finansiell rapportering och skatt och under dessa regelbundna möten tas många frågor upp och utreds.

Diskussioner med företagets externa revisorer om revisionens inriktning samt revisionsbyråns omfattande organisation bedöms tillsammans med de kontroller som utförs av koncernens ledning och befintliga kontrollfunktioner i de olika affärsområdena utgöra en godtagbar nivå. Detta innebär att någon särskild internrevision ej anses behövas.

Aktiviteter under 2023

Koncernledningen fortsatte under året att fokusera på de mest väsentliga strategiska områdena samt avsatte tid till de externa händelser som påverkar verksamheten. Som ett resultat av svårigheterna i leverantörskedjan under 2022 och den kostnadspress det förde med sig låg ett betydande fokus på hantering av prissättning. Koncernen hanterade situationen väl och levererade en väsentligt förbättrad branschmarginal under 2023. Aktivitetsnivån i koncernens hantering av hållbarhetsfrågor höjdes ytterligare. Koncernens mål i enlighet med Science Based Targets initiative validerades under 2023 och åtgärder vidtogs för att stödja leveranserna av de lång- och kortsiktiga målen för scope 1, 2 och 3. 

Under året inriktades HR-agendan mer på talangutveckling och successionsplanering samt på ett program för att etablera uppdaterade ledarskapsprinciper. Koncernen har under året gjort många bra rekryteringar på ett flertal olika nivåer i koncernen, och rekryteringen av fler talanger och ökad kompetens är en hörnsten för den långsiktiga utvecklingen. Det förblir en viktig prioritet.

Från affärsområdesperspektiv har fortsatt fokus legat på att utveckla den nya strukturen med affärsområden i kombination med framsteg inom de identifierade viktiga områdena för organisk tillväxt. Dessa viktiga områden är inriktade på långsiktigt varaktig tillväxt och omfattar bland annat förhållningssättet till den nordamerikanska marknaden, metoden för detaljhandeln, DACH-marknaden för utbildning, sjukvård och kontor samt internationaliseringen av det högkvalitativa designervarumärket ateljé Lyktan. Slutligen är det värt att nämna den snabbt växande marknaden inom segmentet för uppgraderingar och renoveringar där koncernen fortsätter att skörda allt större framgångar. Här har många av våra verksamheter framgångar och får draghjälp av högre energikostnader, att hållbarheten hamnar allt högre upp på agendan samt av förbudet som infördes under hösten 2023 mot produktion och import till Europa av lysrör med kvicksilver.

Utifrån ett teknologi- och uppkopplingsperspektiv har det skett betydande framsteg under året. Volymerna för sensor node 3 (SN3) från Organic Response nådde ytterligare en rekordnotering och vi är övertygade om att den här tillväxten kommer att fortsätta i takt med att vi utökar våra kunskaper och höjer investeringsnivåerna. Rekryteringen av en CTO i slutet av 2022 har varit gynnsam för att få ut de tekniska lösningarna på marknaden, och det här greppet kommer även att stödja tillväxt och utveckling under de närmaste åren.