Internkontroll

Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen

Den interna kontrollen syftar till att säkerställa korrekt och tillförlitlig finansiell rapportering och redovisning i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar, redovisningsstandarder samt övriga krav på noterade bolag.

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön är de värderingar och den etik som styrelsen, revisionskommittén, VD och koncernledning kommunicerar och verkar i. Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön med organisation, vägar för beslutsfattande, befogenheter och ansvar som dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument.

Som exempel kan nämnas arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören samt instruktioner för attesträtt och redovisnings och rapporteringsinstruktioner. Viktiga interna styrinstrument är Fagerhult Groups uppförandekod och kärnvärderingar. Uppförandekoden omfattar principer för hur verksamheten ska bedrivas och förstärktes i slutet av 2021, då 1 802 högre chefer i koncernen genomgick en online-utbildning och testprocess. Denna process kommer att genomföras på nytt under 2023. Värderingarna utgör ett långsiktigt åtagande och en gemensam bas kopplat till affärsidé och strategier som vägleder medarbetarna i den dagliga verksamheten. Fagerhult kännetecknas av en decentraliserad organisation som drivs utifrån ett målstyrt ledarskap med belöning efter prestation.

Finansiell rapportering till styrelsen

Den verkställande direktören ansvarar för att styrelsen erhåller den rapportering som krävs för att styrelsen löpande ska kunna bedöma bolagets och koncernens ekonomiska ställning. Fagerhult Groups styrelse erhåller månatliga ekonomiska rapporter och vid varje styrelsemöte behandlas koncernens ekonomiska situation.

Riskbedömning

Vad gäller den finansiella riskbedömningen bedöms riskerna främst ligga i att materiella fel kan uppkomma i redovisningen av bolagets finansiella ställning och resultat. För att minimera dessa risker har styrande dokument etablerats avseende redovisning, rutiner för bokslut samt uppföljning av rapporterade bokslut. Fagerhult Groups styrelse bedömer löpande rapporteringen ur ett riskperspektiv. Som stöd för denna bedömning görs bland annat jämförelser av resultat- och balansräkningsposter med tidigare rapportering samt med budget och prognoser. De risker som identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras genom koncernens kontrollstruktur. Utöver att bedöma risker av den finansiella rapporteringen arbetar styrelsen och ledningen med att löpande identifiera och hantera väsentliga risker som påverkar Fagerhults verksamhet ur ett operativt och finansiellt perspektiv.

Kontrollaktiviteter och uppföljning

Kontrollaktiviteter involverar alla nivåer i organisationen och handlar om vilka kontroller som valts för att hantera koncernens risker. I syfte att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen finns instruktioner och riktlinjer som har delgivits berörd personal. Aktiviteterna begränsar också de risker som identifierats. Koncernens centrala controllerfunktion analyserar och följer upp budgetavvikelser, upprättar prognoser, följer upp väsentliga variationer mellan perioder och rapporterar dessa vidare inom organisationen vilket minimerar riskerna för fel i rapporteringen. Kontrollaktiviteter innefattar även uppföljning och jämförelser av resultatutveckling eller enskilda väsentliga poster, kontoavstämningar och balansspecifikationer samt godkännande av alla fullmakts och attestinstruktioner samt redovisnings- och värderingsprinciper. Uppföljning av effektiviteten och efterlevnaden sker dels genom programmerade kontroller och dels genom personella rutiner. Koncernen har ett gemensamt rapporteringssystem i vilket all rapportering sker. Regelbundna besök från koncernledningen görs hos dotterföretagen vid vilka ekonomisk uppföljning sker, samtidigt som controllerverksamheten utvecklas.

Information och kommunikation

Fagerhult Group ger löpande marknaden information om koncernens utveckling och finansiella ställning. Kvalitén i den externa finansiella rapporteringen säkerställs genom olika aktiviteter och rutiner. VD ansvarar för att all information som förekommer, till exempel kvartalspresentationer av det finansiella resultatet, pressmeddelanden med finansiellt innehåll och presentationsmaterial för olika möten med media, ägare och investerar­e, är korrekt och av god kvalitet. Syftet med policyn är att säkerställa att Fagerhult Groups informationsskyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt. De väsentligaste styrande dokumenten i form av policys och instruktioner hålls löpande uppdaterade och kommuniceras via relevanta kanaler, främst elektroniskt. Intern information och kommunikation handlar om att skapa medvetande hos koncernens medarbetare om externa och interna styrinstrument, inklusive befogenheter och ansvar. Under 2021 skickade koncernens finans- och ekonomidirektör återigen ut en uppdatering av koncernens riktlinjer för intern finansiell kontroll samt även koncernens finanspolicy till berörd personal. En självskattning för varje större dotterföretag genomfördes därefter och lämnades vidare till revisorerna för att ingå i bokslutsrevisionen. Fagerhult Groups visselblåsarpolicy innebär att varje medarbetare har rätt att utan några efterverkningar rapportera om misstanke om lag- eller regelbrott.

Utvärdering av behov av särskild granskningsfunktion

Styrelsen och företagsledningen har beslutat att inte inrätta en särskild granskningsfunktion i form av internrevision inom Fagerhult Group. Koncernekonomistaben samt Legal och HR-avdelningarna bevakar löpande efterlevnaden av företagets styrmodell, rapporteringsprinciper och policys. Ekonomistaben genomför dessutom löpande analyser av bolagens rapportering och ekonomiska utfall i syfte att säkerställa utvecklingen. Under de två senaste åren har koncernens ekonomiavdelning upprättat ett forum med fokus på att hantera frågor som rör finansiell rapportering och skatt och under dessa kvartalsvisa möten tas många frågor upp och utreds.

Diskussioner med företagets externa revisorer om revisionens inriktning samt revisionsbyråns omfattande organisation bedöms tillsammans med de kontroller som utförs av koncernens ledning och befintliga kontrollfunktioner i de olika affärsområdena utgöra en godtagbar nivå. Detta innebär att någon särskild internrevision ej anses behövas.

Aktiviteter under 2022

Koncernledningen fortsatte under året att fokusera på de mest väsentliga strategiska områdena samt avsatte tid till de externa händelser som påverkar verksamheten.

Det var av stor betydelse att fokusera resurser och arbete på svårigheterna i leverantörskedjan. För det andra fanns det ett betydande fokus på prissättning på grund av prispressen i leverantörskedjan. Koncernen hanterade dessa situationer väl, och detsamma gäller för effekterna av Rysslands invasion av Ukraina, och levererade ett betydligt förbättrat resultat under 2022.

Vidare höjdes aktivitetsnivån i koncernens hållbarhetsarbete och betydande framsteg gjordes för att fastställa utgångspunkten för koldioxidavtrycket från alla våra varumärken. De långsiktiga hållbarhetsmålen som beslutats är en minskning av utsläppen av växthusgaser med minst 30 procent till 2030 och nettonollutsläpp av växthusgaser till 2045. Våra mål har skickats in till Science Based targets Initiative för validering under 2023.

Det har också skett betydande framsteg med HR-agendan. Under året har vi gjort framsteg med de nya kärnvärdena. Vi etablerade en process och ett team för att utveckla en ny profil för ledarskapsprinciper och självklart för att arbeta med utmaningarna i att rekrytera och behålla medarbetare. Uppbyggnaden av ledningsgrupper i många dotterbolag har varit en central prioritet.

Från affärsområdesperspektiv har fokus legat på att vidareutveckla den nya strukturen med affärsområden i kombination med betydande framsteg inom de identifierade viktiga områdena för organisk tillväxt. Dessa viktiga områden är inriktade på långsiktigt varaktig tillväxt och omfattar bland annat förhållningssättet till den nordamerikanska marknaden, detaljhandel, DACH-marknaden för utbildning, sjukvård och kontor samt internationaliseringen av det högkvalitativa designvarumärket ateljé Lyktan. Slutligen är det värt att nämna de växande möjligheterna inom segmentet för uppgraderingar och renoveringar. Här skördar många av våra verksamheter framgångar med att utveckla lokala lösningar för att betjäna kund och vinna projekt, med god draghjälp av högre energikostnader, vilket gör att hållbarhet hamnar allt högre upp på agendan samt av förbudet mot produktion av lysrör med kvicksilver som införs 2023.

Utifrån ett teknologi- och connectivity-perspektiv har det skett betydande framsteg under året. Koncernen har rekryterat en ny CTO och en fortsatt tillväxt av den installerade basen av Organic Response och Citygrid sensornoder uppnåddes. På norra halvklotet finns basen i Linköping som expanderar och börjar bidra väl till marknadsetablering och kundlösningar.